Kun lähetät tilausvahvistuksia tai laskuja sähköpostilla tai mobiililaskuna, on hyvä kiinnittää huomiota lähettäjän tietoihin, otsikkoon ja itse viestiin. Näin vastaanottaja tietää mistä on kyse, eikä heitä laskua tai tilausvahvistusta roskapostien joukkoon.

Sähköpostilasku

 Kun lähetät laskusi sähköpostilla, voit lähetyksen yhteydessä muokata lähettäjän tietoja.

Varmista, että lähettäjän sähköpostiosoite ja lähettäjän nimi on oikein kirjoitettu ja selvästi tunnistettavissa. Kirjoita otsikkoon selvästi, mistä on kyse, jotta vastaanottaja tunnistaa mistä on kyse. Varmista myös, että laskun vastaanottajan nimi on oikein kirjoitettu.

Viestikenttään kannattaa kirjoittaa lyhyt ja ystävällinen viesti, jossa selität mistä laskutat.

Sähköpostilaskun ja tilausvahvistuksen oletusarvot

Sähköpostilaskuille ja tilausvahvistuksille pystyt myös määrittelemään oletusarvot, jotta et joudu syöttämään tietoja joka kerta uudelleen. Laskun oletusarvot löydät valitsemalla Valikko / Asetukset / Sähköposti.

Varmista tässäkin tapauksessa, että lähettäjän sähköpostiosoite ja lähettäjän nimi on oikein kirjoitettu ja selvästi tunnistettavissa. Kirjoita otsikkoon selvästi, mistä on kyse, jotta vastaanottaja tunnistaa mistä on kyse.

Viestiin voit valita tietokenttiä alasvetovalikosta. Jos valitset alasvetovalikosta esimerkiksi Laskun nro, viestikenttään tulee teksti %LASKUNRO%. Tämä tarkoittaa, että ohjelma hakee automaattisesti viestiin kyseiselle kohdalle aina oikean laskunumeron.

Voit muokata oletuksena olevaa tekstiä aina myös laskun lähetyksen yhteydessä.

Mobiililasku

Tekstiviestin Lähettäjä-kenttä saa sisältää max. 11 merkkiä, vähintään yhden kirjaimen ja numeroita. Valitse siis mahdollisimman kuvaava nimi lähettäjälle, esimerkiksi yrityksesi nimi.

Tekstiviestin maksimipituus on 160 merkkiä. Linkki vie tästä n. 60 merkkiä, joten itse viestille jää n. 100 merkkiä. Viestissä on hyvä mainita kuka on lähettäjänä, jotta vastaanottaja avaa linkin.

Halutessasi voit lähettää mobiililaskun myös sähköpostina.