Mikä on sähköpostilasku?

Sähköpostilasku on lasku, jonka vastaanottaja saa viestinä sähköpostiinsa. Laskun saaja voi avata laskun tulostaa laskun itselleen, jos haluaa.  Sähköpostilasku on nopeasti perillä eikä siitä tule mitään lisäkuluja.

Sähköpostilaskun lähettäminen

Lähettääksesi sähköpostilaskun avaa ensin jokin jo luotu lasku tai vaihtoehtoisesti luo uusi lasku. Valitse sen jälkeen valikosta Toiminnot / Lähetä / Sähköposti.

Vastaanottajan tietojen lisääminen

Jos laskun saajan tietoja ei ole syötetty asiakasrekisteriiin aiemmin, voit täyttää vastaanottajan tiedot seuraavassa vaiheessa. Voit lähettää laskun myös usealle vastaanottajalle (max. 5 eri vastaanottajaa) kerralla. Erottele tässä tapauksessa vastaanottajien sähköpostiosoitteet pilkuilla (,) tai puolipisteillä (;).

Voit myös muuttaa Lähettäjä- tai Aihe-kentässä olevia tietoja. Kirjoita myös lyhyt viesti.

Jos haluat lähettää laskun pdf-muodossa, valitse EI kohtaan Lähetys seurantatiedoilla. Jos taas haluat seurata lähetyksen etenemistä valitse KYLLÄ kohtaan Lähetys seurantatiedoilla. Huomaa, että tällöin laskusi lähetetään linkkinä vastaanottajalle. Linkki on avattavissa  6kk sen lähetyspäivästä.

Laskutulosteeksi voit valita jonkun seuraavista:

Laskutulosteet eroavat hieman ulkonäöltään. Esimerkiksi Tilisiirto-tulosteella on näkyvissä viivakoodi, mutta Peruslasku-tulosteella ei. Voit tarkastella laskua Esikatselulla, ja sitten voitkin painaa Lähetä!

Virtuaaliviivakoodin lisääminen

Voit lisätä laskuihisi halutessasi virtuaaliviivakoodin. Valitse ensin Valikko / Asetukset ja tämän jälkeen oikealta valikosta Sähköposti.

Kohdassa Laskun oletusarvot voit valita Lisää viestiin tietokenttä ja alasvetovalikosta Virtuaaliviivakoodi. Tallenna lopuksi tekemäsi muutokset.

Sähköpostilaskujen lähettäminen skannauspalveluihin

Jos lähetät sähköpostilaskuja skannauspalveluosoitteisiin, esim. @docinbound.com -päätteisiin osoitteisiin, laskua ei voi lähettää seurantatiedoilla.

Syy on se, että skannauspalvelut tarvitsevat sähköpostilaskuun pdf-liitteen.

Seurantatiedoilla lähetettävissä sähköpostilaskuissa lasku avataan linkistä. Laskuihin ei tällä hetkellä pysty lisäämään liitteitä. Ilman seurantatietoja lähetettäviin laskuihin liitteet pystyy kuitenkin lisäämään niin kuin ennenkin. Seurantatiedot saa pois valitsemalla lähetysnäytöllä näkyvän Lähetys seurantatiedoilla-valinnan arvoksi Ei. Näin lasku lähtee liitteen kera.

Lähetetyn laskun seuraaminen

Jos haluat tarkastaa, koska olet lähettänyt jonkun tietyn laskun, hae ensin lähettämäsi lasku ja valitse sitten oikeasta yläkulmasta Toiminnot / Info.

Avautuvalla raportilla näet lisätietoja laskun etenemisestä.

Voit koska vain ottaa käyttöösi myös lisäpalvelun, Lähetys seurantatiedoilla. Seuranta- eli toimitustiedoilla voit lisäksi seurata, koska lähettämäsi sähköpostilasku on toimitettu ja koska asiakkaasi on nähnyt laskun.

Lisää tietoja laskuista löydät valitsemalla ensin Valikko / Laskut ja tämän jälkeen oikeasta yläkulmasta Toiminnot / Näytön asetukset. Täältä avautuvasta valikosta voit valita näkyviin esimerkiksi tiedon siitä, koska sähköposti on lähetetty.

Katso myös: Miksi sähköpostilasku ei mene perille?