Sopimuslaskutoiminto mahdollistaa vakiomuotoisten laskujen muodostamisen halutuin aikavälein. Sen avulla voidaan automatisoida esimerkiksi jäsenmaksut, vuokrat ja erilaiset kuukausimaksut.

Uuden sopimuslaskupohjan luominen asiakkaalle

Uusi sopimuslaskupohja luodaan napauttamalla Valikko / Kaikki toiminnot / Laskutus / Sopimuslasku / Luo uusi. Asiakas, jolle sopimuslasku luodaan, lisätään ensin sopimuslaskulle asiakasrekisteristä. Laskurivien tiedot täytetään kuten tavallisellekin laskulle.

Sopimuslaskutuksen aloittaminen, kun asiakkaita on useita

Jos haluat alkaa sopimuslaskuttamaan useita asiakkaita kerralla, voi olla helpompaa hakea ensin lista kaikista asiakkaista, joilla sopimuslaskutus otetaan käyttöön.

Hae ensin asiakkaasi valitsemalla Toiminnot /Asiakkaat.  Avautuvalla näytöllä käytä tarvittaessa Hakuehtoja oikean asiakasryhmän löytämiseksi.

Alla olevassa esimerkissä on haettu kaikki aiemmin luotuun Palvelumaksu-asiakasryhmään kuuluvat asiakkaat ja ohjelma listaa yritykset alle.

 Valitse listasta yksi asiakas kerrallaan ja avautuvalta näytöltä valitse Sopimuslaskut.

Valitse sitten Lisää uusi sopimuslasku asiakkaalle.

Klikkaa avautuvalta laskusivulta laskun tiedot -kenttää, jonka jälkeen voit täyttää tarvittavat tiedot.

Sopimuslaskun tietojen syöttäminen

Toistuvaislaskutuksen tiedot määritetään napauttamalla ensin laskun yleisiä tietoja.

Kuvaus on sisäiseen käyttöön. Se ei näy laskuilla.

Aloituspäivämääräksi annetaan päivämäärä, josta sopimuslaskun muodostaminen aloitetaan. Nykyhetken lisäksi aloituspäivämäärä voidaan sijoittaa menneisyyteen tai tulevaisuuteen.

Tyyppi määrittää sen, miten usein lasku muodostetaan.

Päivä on laskun päivämäärä. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään aloituspäivämäärän mukaista päivää.

Esimerkissä asiakkaalta laskutetaan vuokra kerran kuukaudessa. Vuokrasopimus alkaa 1.1.2017, ja se on asetettu aloituspäivämääräksi. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Lopetuspäivämäärää ei siksi aseteta. Koska lasku halutaan muodostaa kerran kuukaudessa, tyypiksi on valittu kuukausi. Laskut halutaan muodostaa kuukauden 7. päivä, ja se halutaan laskun päivämääräksi. Päiväksi on siksi asetettu numero 7.

Sopimuslaskujen luominen

Sopimuslaskut luodaan napauttamalla aloitusnäkymästä Luo sopimuslaskut tai valitsemalla Valikko / Kaikki toiminnot / Laskutus / Luo sopimuslaskut, ja asettamalla aikaväli, jolle kuuluvat laskut luodaan. Voit luoda  ja lähettää esimerkiksi kaikki viikon sopimuslaskut yhdellä kertaa. 

Ohjelma muodostaa laskut edellä määriteltyjen asetusten mukaisesti. Lopuksi laskut lähetetään asiakkaille halutulla tavalla.