Tästä artikkelista löydät ohjeet siihen miten lähetät verkkolaskun HelpostiLaskusta ja mitä sinun tulee huomioida ennen lähettämistä.

Suosittelemme, että tutustut myös seuraaviin ohjeisiin:

• Verkkolaskusanasto
• Verkkolaskuosoitteen lisääminen ja muuttaminen
• Verkkolaskun tyypit - Finvoice 3.0, EU-normin mukainen verkkolasku ja Verkkolasku julkishallinnolle

Verkkolaskujen lähettäminen on mahdollista HelpostiLaskun M- ja L-tasoilla. Jos käytössäsi on S-taso, vaihto M- tai L-tasoon käy helposti. Asiakaspalvelumme auttaa mielellään, p. 09 425 50565 tai  tuki@helpostilasku.com. Huomioithan, että verkkolaskun lähettämistä varten tarvitset suomalaisen y-tunnuksen.

Tarkista omat ja asiakkaan tiedot ennen verkkolaskun lähettämistä

Varmista ennen ensimmäisen laskun lähettämistä, että omat tietosi ovat ohjelmassa oikein. Valitse Valikko / Asetukset / Perustiedot ja tarkista, että 

1. Y-tunnuksesi on oikein (esim. 1234567-8)
2. ALV-tunnuksesi on oikein (esim. FI12345678)
3. Pankkitilisi numero on oikein syötetty (esim. IBAN: FI1234567890111213 Huom! ei välilyöntejä)
4. Osoitteesi on oikein
5. Yrityksesi nimi on oikein

Toiseksi myös, että asiakkaasi tiedot on syötetty oikein. Valitse haluamasi asiakas tai valitse tarvittaessa Uusi asiakas. Asiakkaan tiedoissa täytyy näkyä:

1. Yrityksen nimi
2. Yrityksen postiosoite (pituus 2-35 merkkiä)
3. Yrityksen y-tunnus
4. Yrityksen verkkolaskutiedot. 

Kohtaan 4 liittyviä pakollisia verkkolaskutietoja ovat:

• Verkkolaskutuki - KYLLÄ
• Verkkolaskuoperaattori - valitse tämä alasvetovalikosta
• Verkkolaskuosoite 

OVT-tunnusta ei tarvitse täydentää, ellei asiakkaasi sitä erikseen toimita.

Operaattoriksi asetetaan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin tunnus.

Verkkolaskuosoite on vastaanottajan osoite, jonka avulla yrityksille tai yksityishenkilöille voidaan lähettää sähköisiä verkkolaskuja. Samalla tavalla kuin paperilaskuilla tarvitaan postiosoite verkkolaskuilla on oltava vastaanottajan verkkolaskuosoite. Jos tarvitset lisätietoja asiakkaidesi toimittamien verkkolaskuosoitetietojen suhteen, voit käyttää apuna kansallista verkkolaskuosoitteistoa.

Verkkolasku julkishallinnolle tai valtiolle

Jos laskutat julkishallintoa, esimerkiksi kuntaa, tai valtiota, sinun täytyy valita verkkolaskun tyypiksi Verkkolasku julkishallinnolle tai EU-normin mukainen verkkolasku. Asiakkaaltasi voit kysyä lisätietoa verkkolaskun vaatimuksista.

Esimerkiksi valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. Lue lisätietoa laskuvaatimuksista Valtiokonttorin sivulta. 

Jos et valitse oikeaa verkkolaskun tyyppiä, laskusi ei todennäköisesti mene perille vastaanottajalle. Laskussa pitää olla myös oikea tietosisältö, jotta lasku voidaan vastaanottaa.

Kun valitset verkkolaskun tyypiksi esimerkiksi Verkkolasku julkishallinnolle ja painat Tallenna, laskukenttään ilmestyy lisäkenttiä, esim. Ostajan tilausnro, Turvaluokitus koodi, Turvaluokitus kuvaus, Työmaatunniste, jotka vaaditaan julkishallinnon laskuissa. Kun olet tallentanut verkkolaskun tyypin asiakkaan tietoihin, sama verkkolaskun tyyppi on oletuksena myös seuraavalla kerralla laskua tehdessäsi kyseiselle asiakkaalle.

Huomioithan myös, että julkishallinnolle meneviin laskuihin pitää lisätä yksiköt laskuriveille.

Ks. myös artikkeli Verkkolaskun tyypit - Finvoice 3.0, EU-normin mukainen verkkolasku ja Verkkolasku julkishallinnolle.

Verkkolaskun lähettäminen

Lähettääksesi verkkolaskun avaa ensin jokin jo luotu lasku tai vaihtoehtoisesti luo uusi lasku. Varmista, että eräpäivä on vähintään 4 pankkipäivää tulevaisuudessa. Valitse sen jälkeen valikosta Toiminnot / Lähetä / Verkkolasku.

Jos et ole ennen lähettänyt HelpostiLaskusta verkko-, mobiili-, sähköposti-, tai kirjelaskuna, ohjelma pyytää sinua ensin hyväksymään laskunlähetyspalvelun ehdot ja tilauksen.

Verkkolaskun hinta on 0,80 € / lähetetty lasku. Hinnaston löydät tästä linkistä.

Verkkolaskuosoitteen syöttäminen laskun lähetyksen yhteydessä

Jos laskun saajan verkkolaskutietoja ei ole tallennettu asiakasrekisteriin, ohjelma etsii tietoja yleisestä verkkolaskuosoitteiden rekisteristä. Jos tietoja ei löydy tai asiakas on toimittanut yleisen rekisterin tiedoista poikkevat tiedot, voit syöttää ne avautuvaan ikkunaan.

Lähetetyn laskun seuraaminen

Voit seurata, koska vastaanottaja vastaanottaa, avaa ja maksaa lähettämäsi verkkolaskun. Hae ensin lähettämäsi lasku ja valitse sitten oikeasta yläkulmasta Toiminnot / Info.

Avautuvalla raportilla näet lisätietoja laskun etenemisestä.

Lisää tietoja laskuista löydät valitsemalla ensin Valikko / Laskut ja tämän jälkeen oikeasta yläkulmasta Toiminnot / Näytön asetukset. Täältä avautuvasta valikosta voit valita näkyviin esimerkiksi tiedon siitä, koska verkkolasku on luotu ja lähetetty.